En vertu de la législation française relative à la lutte contre la fraude à la TVA et des normes NF525, les systèmes d’encaissement (POS) doivent garantir l’intégrité, la sécurité, la conservation et la traçabilité des transactions.
En cas de demande de l’administration fiscale française, le commerçant doit être en mesure de fournir un fichier d’archive fiscale conforme à ces exigences.
Obligation de conservation (6+1 ans)
Conformément au droit fiscal français, les données de transaction et les archives fiscales numériques doivent être conservées pendant :
6 ans,plus
l’année fiscale en cours.
Cette obligation est communément appelée règle de conservation « 6+1 ans ».
Exporter une archive fiscale dans Comply
Vous pouvez générer et exporter un rapport d’archive fiscale pour une boutique (emplacement) et un terminal (caisse) spécifiques directement depuis :
Shopify Admin → Applications → Comply → Archives fiscales
Le fichier est généré conformément à la réglementation française et est automatiquement envoyé à l’adresse e-mail affichée à l’écran.
Étape 1 : Accéder aux archives fiscales
Dans Shopify Admin :
Accédez à Applications.
Cliquez sur Comply.
Sélectionnez Archives fiscales.
Étape 2 : Sélectionner la boutique (emplacement) et le terminal
Dans la section Exportation :
Ouvrez le menu déroulant Emplacement (Location).
Sélectionnez l’emplacement concerné (ex. : Boutique Paris).
Ouvrez le menu déroulant Terminal (Register).
Sélectionnez le numéro de terminal (ex. : #1, #2, #3).
Qu’est-ce que le numéro de terminal (Register)?
Le numéro de terminal correspond à l’appareil Shopify POS (caisse) utilisé pour traiter les transactions.
Lorsqu’un appareil se connecte pour la première fois à Shopify POS, un numéro de terminal unique lui est automatiquement attribué.
Ce numéro est définitivement associé à l’appareil.
Même si l’appareil est utilisé ultérieurement dans un autre emplacement, le numéro de terminal reste inchangé.Comment identifier le numéro de terminal?
1. Directement sur l’appareil Shopify POS
Sur le terminal Shopify POS :
Ouvrez le Menu.
Appuyez sur Support.
Sélectionnez Afficher les informations de l’appareil.
Repérez le Register ID.
Le Register ID affiché correspond au numéro de terminal attribué à cet appareil.
2. Depuis Shopify Admin (à partir d’une commande POS)
Accédez à Shopify Admin.
Ouvrez une commande traitée via Shopify POS.
Sous le nom de la commande (order), vous verrez une référence au format :
#2-1013
Dans cet exemple :
#2 = numéro de terminal (identifiant de l’appareil POS).
1013 = numéro séquentiel interne du reçu Shopify (ne correspond pas au numéro de reçu généré par Comply).
Le chiffre précédant le tiret correspond au terminal Shopify POS ayant traité la transaction.
Étape 3 : Sélectionner la plage de dates
Cliquez sur Sélectionner une plage de dates.
Choisissez la date de début.
Choisissez la date de fin.
Confirmez votre sélection.
La période sélectionnée s’affichera sous le sélecteur de dates.
Étape 4 : Exporter le rapport
Avant de procéder à l’exportation, vérifiez :
L’emplacement sélectionné.
Le terminal sélectionné.
La plage de dates choisie.
Ensuite :
Cliquez sur Exporter.
Le système génère le fichier d’archive fiscale.
Le fichier est automatiquement envoyé par e-mail.
Vous pouvez ensuite télécharger et conserver le fichier de manière sécurisée à des fins comptables et de conformité.
Remarques importantes
Les archives fiscales sont générées dans un format ouvert conforme aux exigences NF525 françaises.
Vérifiez systématiquement l’emplacement et le terminal avant l’exportation.
Les périodes de grande amplitude peuvent nécessiter un délai de traitement plus long.
Conservez toujours une copie sécurisée des archives fiscales exportées.
Ce n’est pas rétroactif. Le fichier exporté depuis Comply n’inclut pas les ventes réalisées avant l’activation de Comply sur cet emplacement ou ce terminal POS. Les transactions antérieures ne sont pas incluses dans les fichiers d’export, car elles n’ont pas été traitées par Comply.